Làm việc, học tập tại nhà sao cho hiệu quả hơn?

Bài chia sẻ Huyền gửi tặng các bạn sinh viên hoặc những ai đang làm việc ở nhà trong mùa dịch Covid-19. Huyền đã làm việc tại nhà được gần 3 năm rồi và đây là những gì Huyền học được trong quá trình làm việc tại nhà, rất mong rằng những chia sẻ này sẽ hữu ích với bạn nếu bạn đang tìm cách làm cho việc ở nhà trong mùa dịch trở nên có ý nghĩa hơn, năng suất hơn, …

P/S: Đây là những bài học bản thân Huyền học được và thấy rất hiệu quả với bản thân nên Huyền chia sẻ trong bài post này. Bài post mang tính chất cá nhân, quan điểm cá nhân, kinh nghiệm của bản thân Huyền.

Khi còn làm việc cho trung tâm, cơ sở Anh ngữ, mình còn có người quản lý, giám sát, đo lường kết quả làm việc, tính KPI, có máy quét vân tay để xem ngày đó mình có đi làm không, làm đúng giờ không,… Nhưng rồi khi làm việc ở nhà một mình, quá tự do tự tại, không ai ở bên đốc thúc, muốn lên mạng lúc nào thì lên, xem gì thì xem, làm giờ nào tùy thích,… Nếu không có những bài học ở dưới chắc Huyền sẽ viết CV xin đi làm lại, và đã không có IELTS Nguyễn Huyền như bây giờ rồi.

Sau đây là một số điều Huyền học được và vẫn đang áp dụng hàng ngày.

Hãy có cho mình một quyển sổ kế hoạch

Sổ gì cũng được, sổ kẻ sẵn, sổ trắng trơn, … miễn mình có một quyển sổ để viết xuống mục tiêu và kế hoạch chi tiết là được.

• Nếu mình đã đặt mục tiêu năm 2020 rồi thì giờ mình mở lại quyển sổ đó để theo dõi xem mình hoàn thành được bao nhiêu % mục tiêu rồi? Đại dịch Covid-19 này ảnh hưởng đến mục tiêu của mình như thế nào và mình cần điều chỉnh những gì để phù hợp với tình hình hiện tại?
• Nếu mình chưa đặt mục tiêu 2020, không sao cả, giờ mình xem trong nhà có quyển vở nào trống để có thể dùng làm sổ kế hoạch không, nếu không mình lên ngay shopee đặt lấy một quyển, tạm thời lấy đỡ tờ giấy trắng viết xuống các mục tiêu (rồi viết lại vào sổ sau).

Nếu không có mục tiêu năm thì từng tháng Huyền thực sự không biết làm gì, rồi từng tuần làm gì, từng ngày làm gì? Vì đâu có mục tiêu nào đâu để mà phấn đấu! Kiểu này dễ bị sa vào tình trạng lướt web cả ngày lắm. Lướt mà thấy bạn bè hơn mình điểm nào là lúc đó lại tự trách bản thân.

Sau khi đặt ra mục tiêu năm rồi, Huyền sẽ chia nhỏ nó thành từng tháng, rồi từng tuần, từng ngày như thế này.

Sau khi chia nhỏ xong, mình sẽ biết liền là mình cần làm gì trong mùa dịch này. Dịch sẽ có thể còn kéo dài tới cuối năm, hay tệ hơn là sang tới năm sau, mình luôn cần một kế hoạch để mình không bị động trước tình hình dịch.

Hãy có cho mình 1 quyển to-do-list (check list)

Quyển này dành riêng cho việc liệt kê danh sách các việc cần làm trong ngày. Tốt nhất trước khi đi ngủ mình nên viết ra danh sách mình cần làm cho ngày hôm sau, cuối ngày sẽ review lại, và rồi lại lên danh sách cho ngày tiếp theo.

Nếu được bạn mua tập giấy to-do-list giống thế này là được rồi, cứ xong việc nào đánh dấu tick vào việc đó. Huyền thường viết ra khoảng 3-5 việc cần làm trong ngày theo thứ tự từ quan trọng nhất → ít quan trọng nhất, rồi để tờ giấy đó ngay cạnh laptop, làm xong việc nào tick liền vào việc đó.

Ngoài ra Huyền còn dùng các tờ to-do-list này để viết các ý tưởng cho các bài post trong tháng nữa.

Hãy đặt giới hạn thời gian truy cập internet

Sau đây là một số điều Huyền đang áp dụng.

Tắt notifications của các apps trên điện thoại

Tất cả các app Huyền cài trên điện thoại đều không cho phép báo notifications (Huyền tắt hết). Việc để tin báo notifications là một trong những cái Huyền thấy làm độ tập trung của mình xuống tới mức thấp nhất, khi mà mình cứ thấp thỏm xem nó có báo không.

Tắt chế độ wifi trên điện thoại (cái này là để tránh tình trạng ai gọi video call) – tất cả người thân của Huyền đều biết, nếu khẩn cấp mọi người sẽ gọi điện chứ chẳng bao giờ dùng video call cả.

Không để điện thoại trên bàn làm việc trong giờ làm việc → Để tránh tình trạng cứ làm được 15p là lại cầm điện thoại lên kiểm tra xem “cái hình mình vừa đăng được bao nhiêu like rồi ta”!!! – Cái này một thời Huyền đã trải qua.

Hãy theo dõi số giờ online của bạn thật chặt chẽ để xem sau 1 tuần mình dành bao nhiêu giờ để online làm việc, online cho mạng xã hội, online cho tin tức. Bạn có thể làm như sau:

• Ví dụ sáng sớm vừa ngủ dậy bạn chụp ngay lấy cái điện thoại, thì từ từ hãy check mạng xã hội nhé. Lúc này bạn hãy mở app “Notes” ở điện thoại và ghi lại thời gian bạn vừa cầm điện thoại, giả sử 7:30. Sau khi lướt 1 hồi, bạn bỏ điện thoại xuống để đi vệ sinh cá nhân chẳng hạn, thì trước khi bỏ điện thoại xuống bạn hãy ghi lại thời gian nhé, ví dụ 8h chẳng hạn.
• Vậy trong note mình sẽ ghi là: 7:30-8:00: Dùng điện thoại để lên Facebook (ví dụ vậy).
• Cứ thế sau một tuần mình thống kê lại tổng số giờ mình online cho mục đích giải trí là bao nhiêu. Khi ngó lại, Huyền đã toát cả mồ hôi hột!!! Bạn thử xem sao nhé.

Hiện tại Huyền chỉ check app Facebook, Fanpage, Gmail, Zoho mail, Get response, Zalo và Messenger vào 4h chiều, việc check này thường tốn khoảng 30 phút, còn lại trợ lý sẽ online để hồi âm các tin nhắn tư vấn khóa học.

Nếu được hãy đầu tư cho mình một chiếc máy nghe nhạc và một cái headphones

Thông thường Huyền sẽ mang điện thoại vào giường để nghe BBC documentary/ nhạc/ Youtube videos/ …. Nhưng có vẻ như là cứ cầm điện thoại trong tay là mình sẽ có xu hướng lướt các app khác. Ví dụ: vừa nghe nhạc vừa xem Facebook hay vừa nghe nhạc vừa xem kenh14,…

Thế là Huyền quyết định đầu tư cho mình 1 chiếc máy nghe nhạc và copy những gì cần thiết vào đó mà thôi.

Hiện tại trong máy nghe nhạc của Huyền có một số Folder:

• Motivation
• Bedtime Stories (Giọng Anh Anh)
• Meditation (Giọng Anh Anh)
• Music (có lời + không lời – chia ra 2 folder riêng).

Khi đi ngủ Huyền sẽ để điện thoại ở kệ sách và chỉ mang theo headphones và máy nghe nhạc thôi.

Hãy luôn review lại mọi thứ

Quyển sổ kế hoạch không bao giờ nguyên vẹn như cái hồi Huyền mới lên kế hoạch. Các kế hoạch thường bị chỉnh sửa, bỏ đi, thêm vào,… để sao cho phù hợp với từng giai đoạn. Đã có một thời gian Huyền rất chăm lên kế hoạch nhưng lại không dành thời gian xem lại xem là có cần chỉnh sửa gì không? Tiến độ của mình như vậy có đảm bảo kế hoạch được hoàn thành đúng thời hạn không? … Và vì không review lại nên mọi thứ vẫn cứ như lúc đầu!

Hiện tại Huyền luôn cố gắng review to-do-list vào cuối ngày để xem còn việc gì sót lại không, rồi biết mà lên to-do-list cho ngày hôm sau.

Huyền thường dành thứ 7 để lên kế hoạch cho tuần mới. Thông thường Huyền sẽ điền những việc cố định (fixed) vào đó trước để Huyền hình dung được là nguyên tuần sau mình cần làm gì. Ví dụ giờ là tuần 1 của tháng 4 nhưng Huyền đã điền xong một số việc của tuần 2 và tuần 3 tháng 4 rồi, và Huyền đã hẹn lịch đăng bài trên một số group tới tháng 5 rồi.

Huyền thấy là khi mình lên kế hoạch trước như vậy, mình có cái nhìn lớn hơn, xa hơn và mình sẽ chủ động hơn trong mọi tình huống.

Gần 3 năm làm việc tại nhà đã cho Huyền biết bao bài học quý giá, và trên đây là một trong số các bài học đó. Huyền mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn nhé.

Nếu bài viết thực sự hữu ích với bạn, xin hãy để lại cho Huyền 1 comment bên dưới nhé. Huyền luôn dành thời gian để đọc comment của các bạn – vì đó cũng chính là một trong những nguồn động lực giúp Huyền cố gắng hoàn thiện bản thân hơn mỗi ngày để chia sẻ tới mọi người những bài học, kinh nghiệm, tài liệu chi tiết nhất.♥